Política de cancelación y reembolsos

ERP BIWO, S.A. DE C.V., en adelante “BIWO”, establece la presente Política de Cancelación y Reembolsos con el propósito de informar claramente las condiciones aplicables a la cancelación, suspensión, terminación y reactivación de sus servicios.

Esta política complementa los Términos y Condiciones de Uso de BIWO, así como las cotizaciones, órdenes de servicio y contratos celebrados con cada Cliente.

Cuando exista alguna diferencia, prevalecerán las condiciones específicas aceptadas por escrito en la cotización, orden de servicio o contrato correspondiente, siempre de conformidad con la legislación aplicable.

1. Cancelación solicitada por el Cliente

El Cliente podrá solicitar la cancelación de su suscripción o servicio mediante un correo electrónico enviado a contacto@biwo.mx.

La solicitud deberá:

• Ser enviada por el titular de la cuenta o por una persona previamente autorizada.
• Indicar el nombre o razón social del Cliente.
• Identificar el servicio que desea cancelar.
• Señalar la fecha o periodo a partir del cual solicita la cancelación.
• Enviarse con un mínimo de 30 días naturales de anticipación al siguiente periodo de renovación o facturación.

BIWO confirmará por correo electrónico la recepción de la solicitud y la fecha efectiva de cancelación.

La cancelación será efectiva al finalizar el periodo contratado o pagado. El Cliente podrá continuar utilizando el servicio hasta esa fecha, siempre que se encuentre al corriente en sus pagos y cumpla con los Términos y Condiciones.

La cancelación impedirá que se generen cargos correspondientes a periodos posteriores a su fecha efectiva.

2. Cargos anteriores a la cancelación

La solicitud de cancelación no libera al Cliente del pago de:

• Facturas vencidas.
• Mensualidades previamente generadas.
• Servicios utilizados o entregados.
• Trabajos solicitados y autorizados.
• Compromisos derivados de planes con plazo forzoso.
• Desarrollos, implementaciones, integraciones o capacitaciones autorizadas.

Los pagos y obligaciones generados antes de la fecha efectiva de cancelación continuarán siendo exigibles.

3. Renovaciones y pagos recurrentes

Cuando el Cliente haya contratado una suscripción mensual, anual o periódica con cargo automático, el cobro correspondiente podrá efectuarse al inicio de cada ciclo de facturación.

Para evitar un nuevo cargo, la solicitud de cancelación deberá recibirse dentro del plazo establecido en esta política y en los Términos y Condiciones.

En los planes anuales, la cancelación impedirá la renovación del siguiente periodo, pero el servicio permanecerá disponible hasta finalizar la vigencia contratada. No se efectuarán reembolsos por los meses restantes del plan anual ya activado, salvo que resulte aplicable alguna excepción prevista en esta política o en la legislación correspondiente.

4. Suspensión por falta de pago

Si el Cliente no realiza oportunamente el pago de los servicios contratados, BIWO podrá limitar o suspender temporalmente el acceso al sistema, sin necesidad de aviso previo, hasta que las obligaciones de pago sean regularizadas.

La suspensión por falta de pago no equivale a una cancelación. Si el Cliente desea dar por terminada la relación comercial, deberá presentar la solicitud de cancelación correspondiente.

Durante la suspensión solamente se generarán cargos cuando exista una suscripción vigente, un plazo forzoso, una renovación previamente generada o alguna obligación expresamente aceptada en la cotización, orden de servicio o contrato.

5. Suspensión o cancelación por parte de BIWO

BIWO podrá suspender o cancelar una cuenta cuando se presente alguno de los siguientes supuestos:

• Falta de pago.
• Incumplimiento de los Términos y Condiciones.
• Uso indebido o no autorizado del sistema.
• Actividades ilícitas o fraudulentas.
• Intentos de vulnerar la seguridad o funcionamiento de la plataforma.
• Acceso por parte de personas no autorizadas.
• Uso del servicio que pueda afectar a BIWO, a sus proveedores o a otros usuarios.

Cuando las circunstancias lo permitan y no exista un riesgo inmediato, BIWO notificará al Cliente la causa de la suspensión o cancelación.

Los servicios correctamente prestados antes de la suspensión o cancelación no serán reembolsables.

6. Política general de reembolsos

No procederán reembolsos por:

• Periodos ya utilizados.
• Días no utilizados dentro de un periodo previamente pagado.
• Cancelaciones solicitadas después de haberse generado la renovación.
• Cambios en las necesidades operativas del Cliente.
• Falta de uso del sistema por decisión del Cliente.
• Problemas relacionados con equipos, redes, internet o sistemas externos que no sean responsabilidad de BIWO.
• Incidencias ocasionadas por el Cliente, sus empleados, proveedores o terceros no autorizados.

La falta de uso del sistema no se considerará, por sí misma, una causa de cancelación automática ni dará derecho a un reembolso.

7. Interrupciones del servicio

Cuando una falla técnica directamente imputable a BIWO imposibilite de manera general el uso del sistema durante más de 72 horas consecutivas, el Cliente podrá solicitar una compensación o reembolso proporcional correspondiente al periodo afectado.

La solicitud deberá enviarse a contacto@biwo.mx e incluir:

• Nombre o razón social del Cliente.
• Descripción de la incidencia.
• Fecha y hora aproximada en que comenzó.
• Módulos o servicios afectados.
• Evidencia disponible, cuando corresponda.

BIWO verificará la incidencia mediante sus registros técnicos. Los periodos de mantenimiento previamente notificados y las fallas ocasionadas por proveedores de internet, equipos del Cliente, servicios de terceros o casos de fuerza mayor se evaluarán de acuerdo con las circunstancias particulares.

Esta sección no limita los derechos, bonificaciones o compensaciones que pudieran corresponder conforme a la legislación aplicable.

8. Servicios y conceptos no reembolsables

Una vez activados, asignados, consumidos, impartidos, desarrollados o entregados, no serán reembolsables los pagos correspondientes a:

• Planes anuales.
• Timbres fiscales asignados o consumidos.
• Implementaciones.
• Migraciones o cargas de información.
• Desarrollos personalizados.
• Horas de programación.
• Integraciones con sistemas o plataformas externas.
• Configuraciones especiales.
• Capacitaciones impartidas o iniciadas.
• Servicios de consultoría.
• Programación o configuración de hardware.
• Gastos y viáticos previamente autorizados.

Los anticipos relacionados con desarrollos personalizados se sujetarán al alcance, etapas, entregables y condiciones establecidos en la cotización u orden de servicio aceptada por el Cliente.

Lo anterior no será aplicable cuando BIWO no haya iniciado o entregado el servicio contratado, o cuando legalmente proceda una devolución.

9. Solicitud y procesamiento de reembolsos

Las solicitudes deberán enviarse a contacto@biwo.mx dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que se haya presentado la situación que origine la reclamación.

BIWO analizará la solicitud y comunicará su resolución por correo electrónico. Cuando el reembolso sea procedente, se realizará preferentemente mediante la misma forma de pago utilizada por el Cliente o mediante transferencia bancaria.

El tiempo de procesamiento podrá depender de la institución bancaria o del proveedor de pagos correspondiente.

10. Descarga y entrega de información

Antes de la fecha efectiva de cancelación, el Cliente deberá descargar los documentos y reportes disponibles dentro del sistema.

También podrá solicitar la entrega de la información capturada por el Cliente mediante un correo electrónico enviado a contacto@biwo.mx. La solicitud deberá ser presentada por una persona autorizada y acreditar, cuando BIWO lo requiera, sus facultades para recibir la información.

BIWO proporcionará la información disponible en formato XLSX o en otro formato técnicamente viable.

La información se conservará durante el plazo establecido en los Términos y Condiciones, el Aviso de Privacidad, el contrato correspondiente y la legislación aplicable. BIWO no garantiza la disponibilidad indefinida de la información después de la cancelación.

11. Reactivación del servicio

El Cliente podrá solicitar la reactivación de su cuenta enviando un correo electrónico a contacto@biwo.mx.

Para reactivar el servicio deberá:

• Cubrir las cantidades vencidas y exigibles.
• Actualizar su información administrativa y fiscal, cuando sea necesario.
• Aceptar las tarifas y condiciones vigentes al momento de la reactivación.
• Cubrir, cuando corresponda, los costos de reimplementación, recuperación, configuración o capacitación.

La reactivación estará sujeta a una revisión técnica y administrativa. Dependiendo del tiempo transcurrido, BIWO no garantiza que todas las configuraciones, documentos o bases de datos continúen disponibles.

12. Modificaciones a esta política

BIWO podrá modificar esta política para reflejar cambios en sus servicios, procesos internos o disposiciones legales.

Las modificaciones serán publicadas en https://biwo.mx/ e indicarán la fecha de su última actualización. Los cambios no se aplicarán retroactivamente.

13. Contacto

Para solicitar una cancelación, reactivación, entrega de información, compensación o reembolso, el Cliente podrá comunicarse a:

ERP BIWO, S.A. DE C.V.
Correo electrónico: contacto@biwo.mx
Teléfono: (444) 892 37 32
Domicilio: Nereo Rodríguez Barragán 1445-D, San Luis Potosí, S.L.P., C.P. 78200
Sitio web: https://biwo.mx/